Obec, mesto, v hlavnom meste Slovenskej republiky Bratislave a v meste Košice mestská časť (ďalej len „obec“) najneskôr hodinu pred začatím hlasovania odovzdá a predseda okrskovej volebnej komisie prevezme vybavenú volebnú miestnosť. Vybavenie volebnej miestnosti sa uvádza v časti I bod 6 Pokynu pre voľby do Európskeho parlamentu (ďalej len „Pokyn pre voľby“). V obciach, v ktorých je utvorených viac volebných okrskov, sa dohodne spôsob odovzdania a prevzatia volebných dokumentov okrskových volebných komisií do úschovy obce a určia sa osoby zodpovedné za prevzatie volebných dokumentov.Zástupca obce podá okrskovej volebnej komisii informáciu o organizácii hlasovania v zdravotníckych zariadeniach, zariadeniach sociálnych služieb a v obdobných zariadeniach, v celách policajného zaistenia, v miestach, kde sa vykonáva väzba alebo trest odňatia slobody, ktoré sa nachádzajú v územnom obvode okrskovej volebnej komisie.Pred začatím hlasovania skontroluje predseda okrskovej volebnej komisie, za prítomnosti členov komisie, či je volebná schránka, prenosná volebná schránka a schránka na odloženie nepoužitých alebo nesprávne upravených hlasovacích lístkov prázdna a zapečatí ich.Skontroluje aj vybavenie volebnej miestnosti - pozri časť I bod 6 písm. c) Pokynu pre voľby; najmä či je pripravený zoznam voličov, čisté tlačivá zoznamu voličov na dopísanie voličov a zoznam voličov, ktorí požiadali o hlasovanie mimo volebnej miestnosti a dostatočný počet hlasovacích lístkov, prázdnych nepriehľadných obálok opatrených odtlačkom úradnej pečiatky obce so štátnym znakom